Instrução de Trabalho - Padrão PDF/A
Esta Instrução de Trabalho estabelece o padrão técnico compulsório para a criação, conversão e armazenamento de documentos digitais de longa duração na Instituição. O objetivo é mitigar o risco de obsolescência digital, garantindo que registros acadêmicos, administrativos e jurídicos permaneçam acessíveis, íntegros e legíveis por décadas. Este documento segue o padrão IDT (Instrução de Trabalho) para assegurar a eficiência e a padronização dos processos de TI na Universidade.
| Criador Responsável | Rev. | Data | Descrição |
|---|---|---|---|
| Oldair Jacinto | 4.1 | 01/08/2026 | Adequação completa ao novo Blueprint 2.0 da CSTIC. |
| Oldair Jacinto | 4.0 | 22/03/2026 | Expansão técnica: troubleshooting, níveis de conformidade e matriz de responsabilidades. |
| Oldair Jacinto | 2.0 | Mar/2026 | Consolidação de histórico e amparo legal (Decreto 10.278). |
| Oldair Jacinto | 1.1 | Nov/2025 | Coleta de informações. |
| Oldair Jacinto | 1.0 | Out/2025 | Emissão inicial. |
Padrão Técnico PDF/A
01. Objetivo e Alcance
Esta Instrução de Trabalho estabelece o padrão técnico compulsório para a criação, conversão e armazenamento de documentos digitais de longa duração na Instituição. O objetivo é mitigar o risco de obsolescência digital, garantindo que registros acadêmicos, administrativos e jurídicos permaneçam acessíveis, íntegros e legíveis por décadas, independentemente da evolução de hardware e software.
Aplica-se a todos os servidores, acadêmicos e colaboradores que gerenciam documentos eletrônicos, especialmente em processos de digitalização de acervos, teses, dissertações e faturamento eletrônico.
02. Fundamentação Teórica e Histórica
O PDF/A não é um software, mas uma restrição normativa sobre o PDF padrão. Sua história reflete a transição global para o papel digital:
- Início (2002): Necessidade urgente de tribunais e arquivos nacionais dos EUA de substituir o papel por arquivos que não "morressem" com o fim de versões de softwares proprietários.
- Consolidação (2005): A ISO (International Organization for Standardization) publica a norma 19005-1, baseada no PDF 1.4 da Adobe.
- Autossuficiência Visual: Diferente do PDF comum, o PDF/A proíbe fontes externas (links), áudios, vídeos e códigos executáveis (JavaScript). Tudo o que é necessário para ver o arquivo está "dentro" do arquivo.
- Universalidade: Garante suporte a alfabetos complexos (árabe, japonês, cirílico) e fórmulas matemáticas avançadas, sendo vital para o ambiente acadêmico.
03. Versões e Níveis de Conformidade
Ao exportar um documento, o usuário encontrará diferentes siglas. É fundamental compreender a aplicação de cada uma:
| Versão | Base ISO | Diferencial Técnico |
|---|---|---|
| PDF/A-1 | PDF 1.4 | O mais restritivo. Proíbe transparências e camadas. Ideal para digitalização simples. |
| PDF/A-2 | PDF 1.7 | Suporta transparências e compressão JPEG 2000 (arquivos menores e melhores). |
| PDF/A-3 | PDF 1.7 | Permite anexar arquivos XML, CSV ou DOCX dentro do PDF. Usado em notas fiscais eletrônicas. |
| PDF/A-4 | PDF 2.0 | A versão mais moderna. Melhora a acessibilidade e formulários interativos. |
• Nível u (Unicode): Garante que o texto possa ser pesquisado e copiado corretamente.
• Nível a (Accessible): O nível mais alto. Inclui etiquetas (tags) para leitores de tela para cegos.
04. Amparo Legal e Validade Jurídica
A adoção do PDF/A na Universidade não é apenas técnica, mas uma necessidade de conformidade jurídica:
Este decreto regulamenta a Lei de Liberdade Econômica e estabelece os requisitos para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor jurídico que o físico. O PDF/A é nominalmente citado como o padrão recomendado para garantir que a administração pública e privada consigam ler os arquivos no futuro sem perda de integridade.
A Lei 12.682 exige que o armazenamento de documentos em meios eletromagnéticos assegure a integridade. Complementarmente, a Lei 14.063 (e a MP 2.200-2 do ICP-Brasil) exige que a autenticidade seja preservada. O PDF/A é o único formato que impede "scripts fantasmas" de alterarem o conteúdo assinado digitalmente.
05. Procedimentos de Execução
5.1 Conversão via Microsoft 365 (Fluxo Principal)
- Abra o documento no Word Desktop.
- Selecione o menu Arquivo > Exportar.
- Clique em Criar PDF/XPS.
- Na caixa de diálogo "Publicar", clique no botão Opções....
- Em "Opções de PDF", marque impreterivelmente:
[X] Compatível com PDF/A (ISO 19005-1) - Clique em OK e finalize em Publicar.
5.2 Utilização de Ferramentas Web (Contingência)
Caso o usuário não possua o pacote Office instalado, são homologadas as seguintes ferramentas online para conversão segura:
06. Resolução de Problemas (FAQ Técnico)
Por que o Adobe Reader abriu meu arquivo como "Somente Leitura"?
Isso não é um erro, mas uma característica. O Adobe reconhece o padrão ISO e impede edições acidentais para garantir que o arquivo permaneça íntegro. Se precisar editar, você deverá salvar uma nova cópia fora do padrão PDF/A.
Minha assinatura digital sumiu ou ficou inválida ao converter.
Erro Crítico de Fluxo: A conversão para PDF/A "achata" camadas e altera a estrutura do arquivo. Sempre converta para PDF/A ANTES de aplicar a assinatura digital.
O arquivo PDF/A ficou muito maior que o PDF original.
Isso ocorre porque o PDF/A incorpora os arquivos de fontes inteiros dentro dele. Se você usou muitas fontes diferentes, o tamanho aumentará significativamente para garantir a autossuficiência.
07. Matriz de Responsabilidades
| Ator | Responsabilidade Direta |
|---|---|
| Usuários CSTIC/FURB | Garantir que todos os documentos oficiais e acadêmicos sejam gerados e enviados exclusivamente em PDF/A. |
| Equipe de Suporte TI | Prestar auxílio na configuração do Office e validar a conformidade de arquivos em casos de erro de upload. |
| Gestores de Processos | Recusar documentos que não estejam em conformidade com o padrão de arquivamento ISO 19005. |
🛠️ Anexos e Apoio
⚠️ Dica de Ouro: As Dicas do Especialista
Identificação Rápida: Se você abrir um PDF e o Windows não mostrar a miniatura da primeira página, mas sim apenas o ícone do PDF, ele provavelmente é um PDF/A de alta segurança (nível b ou superior).
Pesquisabilidade: Sempre que possível, utilize o nível PDF/A-2u. O "u" garante que os metadados Unicode permitam que o sistema de busca da Universidade encontre palavras dentro do arquivo digitalizado.
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