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CÓDIGO:IDT-CSTIC_006REVISÃO:4.0 (Março/2026)REFERÊNCIA TÉCNICA INSTITUCIONAL

01. Objetivo e Alcance

Esta Instrução de Trabalho estabelece o padrão técnico compulsório para a criação, conversão e armazenamento de documentos digitais de longa duração na Instituição. O objetivo é mitigar o risco de obsolescência digital, garantindo que registros acadêmicos, administrativos e jurídicos permaneçam acessíveis, íntegros e legíveis por décadas, independentemente da evolução de hardware e software.

Aplica-se a todos os servidores, acadêmicos e colaboradores que gerenciam documentos eletrônicos, especialmente em processos de digitalização de acervos, teses, dissertações e faturamento eletrônico.

02. Fundamentação Teórica e Histórica

O PDF/A não é um software, mas uma restrição normativa sobre o PDF padrão. Sua história reflete a transição global para o papel digital:

Início (2002): Necessidade urgente de tribunais e arquivos nacionais dos EUA de substituir o papel por arquivos que não "morressem" com o fim de versões de softwares proprietários.
Consolidação (2005): A ISO (International Organization for Standardization) publica a norma 19005-1, baseada no PDF 1.4 da Adobe.
Autossuficiência Visual: Diferente do PDF comum, o PDF/A proíbe fontes externas (links), áudios, vídeos e códigos executáveis (JavaScript). Tudo o que é necessário para ver o arquivo está "dentro" do arquivo.
Universalidade: Garante suporte a alfabetos complexos (árabe, japonês, cirílico) e fórmulas matemáticas avançadas, sendo vital para o ambiente acadêmico.

03. Versões e Níveis de Conformidade

Ao exportar um documento, o usuário encontrará diferentes siglas. É fundamental compreender a aplicação de cada uma:

Versão	Base ISO	Diferencial Técnico
PDF/A-1	PDF 1.4	O mais restritivo. Proíbe transparências e camadas. Ideal para digitalização simples.
PDF/A-2	PDF 1.7	Suporta transparências e compressão JPEG 2000 (arquivos menores e melhores).
PDF/A-3	PDF 1.7	Permite anexar arquivos XML, CSV ou DOCX dentro do PDF. Usado em notas fiscais eletrônicas.
PDF/A-4	PDF 2.0	A versão mais moderna. Melhora a acessibilidade e formulários interativos.

Subníveis Importantes: • Nível b (Basic): Garante apenas que o documento pareça o mesmo visualmente.
• Nível u (Unicode): Garante que o texto possa ser pesquisado e copiado corretamente.
• Nível a (Accessible): O nível mais alto. Inclui etiquetas (tags) para leitores de tela para cegos.

04. Amparo Legal e Validade Jurídica

A adoção do PDF/A na Universidade não é apenas técnica, mas uma necessidade de conformidade jurídica:

Decreto Federal 10.278/2020: Digitalização com Valor de Original

Este decreto regulamenta a Lei de Liberdade Econômica e estabelece os requisitos para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor jurídico que o físico. O PDF/A é nominalmente citado como o padrão recomendado para garantir que a administração pública e privada consigam ler os arquivos no futuro sem perda de integridade.

Lei 12.682/2012 e Lei 14.063/2020: Armazenamento e Assinaturas

A Lei 12.682 exige que o armazenamento de documentos em meios eletromagnéticos assegure a integridade. Complementarmente, a Lei 14.063 (e a MP 2.200-2 do ICP-Brasil) exige que a autenticidade seja preservada. O PDF/A é o único formato que impede "scripts fantasmas" de alterarem o conteúdo assinado digitalmente.

05. Procedimentos de Execução

5.1 Conversão via Microsoft 365 (Fluxo Principal)

Abra o documento no Word Desktop.
Selecione o menu Arquivo > Exportar.
Clique em Criar PDF/XPS.
Na caixa de diálogo "Publicar", clique no botão Opções....
Em "Opções de PDF", marque impreterivelmente:
[X] Compatível com PDF/A (ISO 19005-1)
Clique em OK e finalize em Publicar.

5.2 Utilização de Ferramentas Web (Contingência)

Caso o usuário não possua o pacote Office instalado, são homologadas as seguintes ferramentas online para conversão segura:

PDF24: Conversão rápida sem marcas d'água.

iLovePDF: Suporte a múltiplos níveis de conformidade.

AvePDF: Exclusão automática de arquivos após 30 min.

06. Resolução de Problemas (FAQ Técnico)

Por que o Adobe Reader abriu meu arquivo como "Somente Leitura"?

Isso não é um erro, mas uma característica. O Adobe reconhece o padrão ISO e impede edições acidentais para garantir que o arquivo permaneça íntegro. Se precisar editar, você deverá salvar uma nova cópia fora do padrão PDF/A.

Minha assinatura digital sumiu ou ficou inválida ao converter.

Erro Crítico de Fluxo: A conversão para PDF/A "achata" camadas e altera a estrutura do arquivo. Sempre converta para PDF/A ANTES de aplicar a assinatura digital.

O arquivo PDF/A ficou muito maior que o PDF original.

Isso ocorre porque o PDF/A incorpora os arquivos de fontes inteiros dentro dele. Se você usou muitas fontes diferentes, o tamanho aumentará significativamente para garantir a autossuficiência.

07. Matriz de Responsabilidades

Ator	Responsabilidade Direta
Usuários CSTIC/FURB	Garantir que todos os documentos oficiais e acadêmicos sejam gerados e enviados exclusivamente em PDF/A.
Equipe de Suporte TI	Prestar auxílio na configuração do Office e validar a conformidade de arquivos em casos de erro de upload.
Gestores de Processos	Recusar documentos que não estejam em conformidade com o padrão de arquivamento ISO 19005.

⭐ Dicas de Ouro do Especialista

Identificação Rápida: Se você abrir um PDF e o Windows não mostrar a miniatura da primeira página, mas sim apenas o ícone do PDF, ele provavelmente é um PDF/A de alta segurança (nível b ou superior).

Pesquisabilidade: Sempre que possível, utilize o nível PDF/A-2u. O "u" garante que os metadados Unicode permitam que o sistema de busca da Universidade encontre palavras dentro do arquivo digitalizado.

REV.	DATA	AUTOR	DESCRIÇÃO DA ALTERAÇÃO
1.0	Out/2025	Oldair Jacinto	Emissão inicial.
1.1	Nov/2025	Oldair Jacinto	Coleta de Informações
2.0	Mar/2026	Oldair Jacinto	Consolidação de histórico e amparo legal (Decreto 10.278)
4.0	22/03/2026	Oldair Jacinto	Expansão técnica: troubleshooting, níveis de conformidade e matriz de responsabilidades, Publicação.

CSTIC - Central de Serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação
☎️ (47) 3321-0429 | ✉️ cstic@furb.br | 🌐 cstic.furb.br

Autor: Oldair Jacinto
Criado em 05-12-2025 19:04
Última atualização em 22-03-2026 19:59 41 visualizações
Este item é parte da FAQ